A minap egy vállalkozó ismerősöm arra kért, beszélgessünk el a megszakítások kezeléséről, mert a kollégái folyton benyitnak hozzá, az e-mailjei elérték a napi 200-at, állandóan csörög a telefonja és egyáltalán…

Rövid idő alatt ő volt a harmadik. Ekkora gond lenne?

Kezelni? Nem! Megszüntetni!

A megszakításokat nem kezelni kell, hanem megszüntetni! Nagy a különbség.

Az első kérdés az, ki szakít meg minket?
Nos, vagy a külvilág, vagy mi, saját magunk.

Kezdjük a külvilággal!

Rám nyit egy kollégám, és feltesz egy kérdést. Vajon mit gondolt előtte? Azt, hogy éppen nem dolgozom semmin, mert arra várok, hogy jöjjön, és kérdezzen? A legtöbb esetben nem. Tudta, hogy dolgozom, és tudta, hogy meg fog szakítani.

Akkor miért tesz ilyet?

Valószínűleg azért, mert nincs tisztában azzal, hogy milyen károkat okoz ezzel. Nemcsak nekem, de a cégnek is. Minél többen vagyunk, minél többször fordul elő, annál nagyobb a kár. A kiesett idő sokat ér, főleg, ha összeadjuk a cég szintjén! Egy-egy ilyen megszakítás kibillent a koncentrációból, megszakítja a munka lendületét. Mire valaki újra felveszi a fonalat, akár 5-7 percbe is beletelhet. Nem beszélve arról, hogy sokszor a kolléga kérdésére sem elég nyitott az ember és nem a legjobb választ adja.

Minden cégnek megfelelő képzéssel gondoskodnia kell arról, hogy mindenki tudja ezt, és azt is, hogyan kell az ilyen ügyeket valóban hatékonyan elintézni! Hiszen kérdések mindig lesznek…

Mi a helyzet saját magunkkal?

Azt hiszem, ezen a téren még nagyobb a baj! Egyre többen gondolják azt, hogy képesek hatékonyan egyszerre több dolgot is elvégezni. Persze, igaz ez, ha olyan, gyakorlatilag automatikus tevékenységekről van szó, amelyekre nem kell odafigyelnünk. Két olyan dolgot azonban, amelyek szellemi teljesítményt igényelnek, nem igazán lehet párhuzamosan hatékonyan elvégezni.

Akkor miért engedjük, hogy fontos munka közben be legyen kapcsolva a telefonunk, menjen a levelező programunk és folyamatosan pityegjen az “új üzenet érkezett” jelzés? Vagy bárki is komolyan gondolja, hogy nem forog nélküle a világ még egy szűk órácskán keresztül sem?

Ezeket a megszakításokat mi magunk idézzük elő.

Még akkor is, amikor a megszakítást egy más üggyel összefüggő, bevillanó gondolat eredményezi, és engedve a csábításnak azonnal átváltunk oda. Ez koránt sem azt jeleni, hogy ne legyenek gondolataink! Éppen ellenkezőleg, ez természetes és kívánatos velejárója a kreatív elmének. A kérdés csak az, képesek vagyunk-e egy pillanat alatt a helyére tenni ezeket az ötleteket, hogy egy későbbi időpontban azután teljes energiánkat neki szentelhessük?

Legjobb megoldás nincs…

Sajnos a hatékonyság nem patikamérlegen kimérhető tudomány. Bár vannak olyan alapelvek, amelyek a természeti törvényekhez hasonlóan mindig érvényesek, egyéniségünk szabja meg, hogy számunka hogyan jutnak a legjobban érvényre.

Feladataink jellege, munka-, és egyéb kapcsolataink minősége határozzák meg, hogy milyen mértékben tudjuk kiiktatni a megszakításokat. Ez egyszerű időgazdálkodás. Az elszántság és következetesség azonban sosem kerülhető meg.